# ¿Cómo concilio las colegiaturas de mi escuela?

Para conciliar colegiaturas, cruza cada depósito del banco con un alumno y un mes, y compara contra lo que esa familia debía pagar ese día, con beca y descuento ya aplicados. No sumes el total del depósito y listo. Termina con cuatro grupos: pagó completo, pagó con diferencia, no pagó y depósito sin alumno.

## En resumen

- Concilia por alumno y mes, no solo por monto.
- Una referencia por alumno evita que varios depósitos parezcan iguales.
- Becas y descuentos se registran como parte del adeudo esperado.
- Los depósitos sin identificar se resuelven antes de enviar estados de cuenta.

## Empieza por lo que te llega al banco

Los conceptos de una escuela en septiembre no se parecen a los de una tabla bonita. Se parecen a esto:

- `COLEG SEP MATRICULA 0112`
- `COLEGIATURA SEPTIEMBRE ANDREA`
- `PAGO ESCUELA`
- `SPEI 4410229 GARCIA L`

El primero se concilia solo. El segundo depende de que no haya dos Andreas en la escuela. Los dos últimos son basura hasta que alguien contesta. Mi regla: la matrícula en la referencia, o no se asigna sin confirmar. Cuando una mamá reclama "yo ya pagué", lo único que te salva es poder buscar `0112` en el extracto.

## El registro de alumnos que hace falta tener antes de abrir el banco

Una tabla con matrícula, alumno, grado, quién paga, colegiatura base, beca (porcentaje o importe), fecha límite, monto con pronto pago y referencia. Nada más. Cada columna extra es una oportunidad de que dos archivos se contradigan.

Si una familia tiene dos hijos, hay decisiones adicionales que se explican en la guía de [colegiaturas de hermanos](/guias/como-conciliar-colegiaturas-de-hermanos).

## Un mes de ejemplo con cinco movimientos

Datos ilustrativos. Colegiatura de $4,500, pronto pago de $4,200 hasta el día 5 y un alumno con beca del 20%.

| Día | Monto | Referencia | Lectura |
| --- | --- | --- | --- |
| 03 | $4,200 | 0112 | Pronto pago correcto |
| 07 | $4,500 | 0120 | Pago normal, fuera del descuento |
| 08 | $3,600 | 0131 | Beca del 20%, importe correcto |
| 10 | $4,200 | 0145 | Descuento tomado tarde, diferencia $300 |
| 12 | $4,500 | (vacía) | Sin dueño, preguntar |

Tres cuadran, uno tiene una diferencia que dirección decide si cobra o perdona, y uno no se puede asignar. Ese reparto es el resultado de la conciliación.

## Calcula el monto esperado con fórmula

La causa más común de diferencias es comparar contra la cifra equivocada. Define el esperado así: base, menos beca, menos descuento si la fecha del depósito es menor o igual a la fecha límite. En una hoja de cálculo es un `SI` con la fecha del pago. Material, uniforme y transporte van en su propia columna; mezclarlos en la colegiatura es una receta para no saber qué pagó la familia.

## Tarjeta, ventanilla y efectivo

La tarjeta llega agrupada y con comisión descontada, así que se concilia contra el reporte del procesador, no contra cada alumno en el estado de cuenta. En ventanilla o efectivo, exige la ficha con la matrícula; sin ella, solo queda asignar por monto y confirmar con administración.

## Becas que cambian a mitad de ciclo

Una beca aprobada en noviembre no debe reescribir septiembre y octubre. Guarda en el padrón la fecha de inicio de cada descuento y calcula el esperado de cada mes con la condición vigente ese mes. Si no lo haces, al revisar el ciclo vas a ver "diferencias" falsas en pagos que estaban bien cuando se hicieron, y alguien terminará pidiendo a una familia que devuelva lo que nunca debió.

También conviene que el padrón guarde quién autorizó la beca. En una auditoría o ante una queja, esa línea te ahorra una tarde.

## Pasos en hoja de cálculo, sin florituras

1. Pega los movimientos del banco: fecha, monto, referencia, concepto.
2. En la pestaña de alumnos, trae lo depositado con `SUMAR.SI` por referencia.
3. Resta esperado a depositado.
4. Filtra las diferencias distintas de cero.
5. Filtra referencias que no existen en tu padrón.
6. Guarda una copia del mes cerrado.

Si tienes menos de unos 40 alumnos, no necesitas más herramienta que esa. Para el seguimiento de lo que sigue debiéndose, revisa cómo [llevar el control de colegiaturas](/guias/como-llevar-el-control-de-colegiaturas).

## Cuando el volumen ya no cabe en una tarde

Al inicio de mes llegan cientos de pagos casi juntos y la revisión manual se come días. Ahí entra Meses (meses.ai). Meses lee el PDF de tu estado de cuenta y tus registros en Google Sheets, Excel o CSV; la IA propone a qué cliente y periodo corresponde cada depósito, tu equipo revisa las propuestas y Meses escribe los pagos aprobados en tu hoja, con opción de deshacer. La IA propone y las personas deciden: nada se escribe en tu hoja hasta que tu equipo revisa y aprueba los cambios.

## Preguntas frecuentes

### ¿Cómo identifico al alumno cuando el papá paga desde otra cuenta?

Por la referencia, no por el nombre del ordenante. Dale a cada familia una referencia fija que incluya la matrícula del alumno y pídele que la escriba en el concepto. El nombre del ordenante sirve como apoyo, pero cambia con frecuencia.

### ¿Qué hago si pagan el monto sin beca o con descuento por pronto pago?

Define en tu registro el monto esperado antes y después de la fecha de descuento. El depósito se compara contra el importe que corresponda a la fecha en que se hizo, no contra una sola cifra.

### ¿Cuándo conciliar si hay pagos con tarjeta además de transferencias?

Al cierre de cada semana para transferencias y al recibir el reporte del procesador para tarjeta. Los cobros con tarjeta llegan agrupados y con comisión, así que se concilian contra el reporte, no contra cada alumno en el estado de cuenta.

## Fuentes

- [Banxico — Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios (SPEI)](https://www.banxico.org.mx/) (2026-10-19)