# ¿Cómo concilio la cobranza de una distribuidora? Para conciliar la cobranza de una distribuidora aplica cada depósito a facturas concretas, no a un saldo general del cliente, y resta antes notas de crédito, devoluciones y descuentos pactados. Un solo depósito casi siempre paga varias facturas, así que el cuadre es de uno a muchos y se hace con el aviso de pago del cliente a la mano. ## En resumen - Un depósito de cliente suele pagar varias facturas a la vez. - Notas de crédito, devoluciones y descuentos reducen lo que se debe. - Aplica cada pago a facturas concretas, no a un saldo general. - Los pagos sin factura indicada se resuelven con el cliente antes de aplicar. ## Cinco renglones del banco, cinco problemas Esto es lo que aparece en un día cualquiera: - «PAGO FACT 1204 1211 TIENDA LA ESQ». El caso fácil: dos facturas nombradas. - «TRANSF SPEI ABARR EL SOL». Sabes el cliente, no las facturas. - «DEP EFVO RUTA 3 LUNES». Efectivo de ruta, hay que mirar la liquidación del vendedor. - «PAGO PEDIDOS NOV». Qué pedidos, nadie sabe. - «ABONO 18,450.00 SIN CONCEPTO». Se resuelve por monto o se pregunta. Los dos últimos no se aplican hasta tener respuesta. Es preferible un depósito «por identificar» tres días que una factura cerrada por error. ## Un depósito, tres facturas y una nota de crédito (ilustrativo) Cliente ficticio con tres facturas abiertas: F-1204 por $8,000, F-1211 por $6,500 y F-1219 por $5,000. Además tiene la nota de crédito NC-88 por $1,500 de una devolución. El cliente deposita $18,000. Cuenta: 8,000 + 6,500 + 5,000 menos 1,500 es igual a 18,000. El depósito cierra las tres facturas con la nota aplicada. Sin considerar la NC, habría sobrado una diferencia de $1,500 que nadie sabría explicar, y el cliente aparecería con saldo a favor falso. Antes de aplicar, revisa que la nota esté ligada a su factura de origen. ## Instrucción del cliente contra política propia Si el cliente mandó un aviso de pago o remisión de pago, aplica a lo que dice. Si no, usa tu política general, que normalmente aplica a lo más antiguo. Lo importante es que la política esté escrita y que el cliente la conozca. Cambiarla cliente por cliente según el humor del día es una ruta segura a las discusiones. ## Descuentos por pronto pago que el cliente se toma solo El depósito llega $200 corto y la factura dice «pronto pago». Si lo pactaste, regístralo como descuento aplicado con su factura. Si no, es una diferencia por aclarar, y la factura no se marca pagada. Acepta una vez sin registro y tendrás ese descuento el resto del año. ## Efectivo de rutas Cada ruta deposita completo y con ficha identificada, y tú concilias contra la liquidación del vendedor: cobrado, comisiones, devoluciones. Un depósito grande que junta tres rutas sin desglose es el tipo de partida que se queda abierta meses. ## Complemento de pago Si facturas con pago diferido (PPD), cada pago recibido genera un complemento de pago (REP). Con CFDI 4.0 el plazo habitual es el día 5 del mes calendario siguiente al pago; confirma con tu contador cómo aplica a tu caso. Tener claro qué pago cubrió qué factura te permite emitirlo sin rehacer nada. Detalle en [relacionar pagos con facturas CFDI](/guias/como-relacionar-pagos-con-facturas-cfdi). ## Lo vencido, a cuántos días Una conciliación diaria te da la base para ver cuánto está vencido y de cuándo es. Para ordenar la cartera completa, usa la guía de [cuentas por cobrar con crédito a clientes](/guias/como-manejar-cuentas-por-cobrar-con-credito-a-clientes). Y si tu giro es distribución, la página para [distribuidoras](/para/distribuidoras) muestra cómo se ve esto en un estado de cuenta. ## Dónde un asistente sí sirve Meses (meses.ai) propone a qué cliente y a qué documentos corresponde cada depósito, y aparta los casos dudosos para que tu equipo decida. Meses es la plataforma con IA para conciliar la cobranza: cruza los depósitos de tu estado de cuenta con lo que te deben tus clientes —cuotas, colegiaturas, rentas, mensualidades o facturas— y actualiza tus registros en minutos. Meses escribe solo los cambios aprobados, comprueba que quedaron bien guardados y te permite deshacerlos. ## Notas de crédito que se quedan sin aplicar La devolución se acordó en septiembre, la nota se emitió en octubre y el cliente deposita en noviembre lo que él calcula. Si la nota no está ligada a la factura de origen en tu hoja, todo parece diferencia. Una columna nc_aplicada_a en el registro de facturas y un recordatorio de notas con más de 30 días sin aplicar bastan. Lo mismo para devoluciones parciales: la nota cubre solo las piezas devueltas, y el resto de la factura sigue vivo. Ayuda que el almacén registre la devolución con folio antes de que ventas prometa la nota. ## Rutina diaria de media hora Baja el estado de cuenta temprano, filtra los abonos del día y separa en tres montones: los que traen factura, los que traen solo cliente y los que no traen nada. Aplica el primero, pregunta por el segundo y deja el tercero visible en una lista de «por identificar» con antigüedad. Al final del día, la suma de lo aplicado más lo por identificar debe igualar los depósitos del día. Si no cuadra, algo se aplicó dos veces o se te escapó un renglón. ## Preguntas frecuentes ### ¿Aplico el pago a la factura más antigua o a la que dice el cliente? A la que indique el cliente cuando haya una instrucción por escrito, como un aviso de pago o remisión de pago. Si no la hay, sigue tu política general, que normalmente aplica primero a lo más antiguo. Lo importante es que la política sea conocida. ### ¿Qué hago con descuentos por pronto pago que el cliente se toma solo? Si lo pactaste, regístralos como descuento aplicado con su factura. Si no estaba pactado, es una diferencia a aclarar con el cliente antes de cerrar la factura como pagada. ### ¿Cómo manejo la cobranza de rutas o vendedores con efectivo? Exige que el efectivo se deposite íntegro y con ficha identificada por ruta, y concilia contra la liquidación del vendedor. No mezcles el efectivo de rutas en un solo depósito sin desglose. ## Fuentes - [SAT — Factura electrónica y comprobantes fiscales](https://www.sat.gob.mx/home) (2026-10-19)