# ¿Cómo conciliar varios edificios o sucursales a la vez?

Para conciliar varios edificios o sucursales a la vez, trabaja cada cuenta bancaria como una unidad aparte, con la misma estructura de registro, y agrupa las tareas del mismo tipo: primero descargas, luego cruces, luego dudas. Al final une los resultados en un tablero de estatus. Mezclar saldos antes de cerrar cada cuenta es lo que provoca los descuadres.

## En resumen

- Separa por cuenta bancaria antes de cruzar nada.
- Usa la misma estructura de registro en todas las unidades.
- Concilia en lotes del mismo tipo para ir más rápido.
- Un tablero de estatus por unidad evita cierres a medias.

## Antes de empezar: una cuenta, un registro

Cada cuenta bancaria necesita su registro de cobranza propio. Si un edificio y una sucursal comparten cuenta, sepáralos por una columna de unidad, pero nunca por un archivo distinto. La regla práctica: el total del registro debe poder compararse contra un solo estado de cuenta.

Lista las unidades que vas a conciliar:

| Unidad | Banco | Cuenta (últimos 4) | Responsable | Formato del estado de cuenta |
|---|---|---|---|---|
| (edificio o sucursal) | | | | PDF / Excel |

Ese cuadro parece trivial y evita el clásico "no sé de cuál es este archivo".

## Misma plantilla en todas las unidades

Define columnas idénticas en todos los registros: identificador de cliente, concepto, periodo, monto esperado, monto pagado, fecha de pago, referencia, estatus. Con la misma plantilla puedes copiar fórmulas, comparar unidades y traspasar trabajo entre personas. La guía de [preparar tus registros para conciliar](/guias/como-preparar-tus-registros-para-conciliar) detalla qué debe traer cada columna.

Si una sucursal necesita un campo extra, agrégalo a todas aunque quede vacío. Un archivo con estructura propia siempre acaba siendo la excepción que nadie recuerda.

## Orden de trabajo por lotes

En lugar de conciliar unidad por unidad de principio a fin, avanza por etapas:

1. **Lote de descargas:** baja todos los estados de cuenta el mismo día, nómbralos `unidad-aaaa-mm` y verifica que cada periodo esté completo.
2. **Lote de limpieza:** quita encabezados, totales y renglones que no son movimientos.
3. **Lote de cruce fácil:** aplica primero los abonos con referencia exacta en todas las unidades.
4. **Lote de dudas:** deja para después los que no tienen dueño claro y trabájalos juntos; los patrones se repiten entre unidades.
5. **Lote de revisión:** compara totales de cada unidad contra su estado de cuenta.

Este orden aprovecha el contexto: una vez que estás en modo "limpiar archivos", sigues limpiando.

## Tablero de estatus por unidad

Una hoja con una fila por unidad te dice en qué punto va cada cierre.

| Unidad | Descarga | Cruce | Dudas abiertas | Revisión | Cerrada |
|---|---|---|---|---|---|
| (nombre) | Sí / No | Sí / No | (número) | Sí / No | Sí / No |

Reglas simples: una unidad no pasa a "Cerrada" si tiene dudas sin responsable, y el tablero se actualiza cada vez que alguien termina un paso. Es el documento que revisa quien supervisa el cierre.

## Cuando el mismo cliente paga en dos unidades

Pasa con propietarios de varios departamentos, o clientes con cuentas en varias sucursales. Evita el error de agrupar el cobro en una sola fila. Registra cada unidad con su monto y referencia; si el cliente paga un solo depósito que cubre ambas, divídelo en el registro y anota la lógica. Para casos complicados, revisa la guía de [conciliar la cobranza de un despacho con varios clientes](/guias/como-cerrar-el-mes-de-varios-clientes-en-un-despacho).

## Ejemplo ilustrativo de reparto del trabajo

Datos inventados: tres edificios con 40, 60 y 100 cuentas, y dos personas.

| Etapa | Persona A | Persona B |
|---|---|---|
| Descargas y limpieza | Edificios 1 y 2 | Edificio 3 |
| Cruce con referencia exacta | Edificios 1 y 2 | Edificio 3 |
| Dudas | Las de los tres edificios, por tipo | Revisión de totales |
| Revisión cruzada | Revisa el trabajo de B | Revisa el trabajo de A |

Cada quien revisa lo que no hizo. Con cifras reales, ajusta según tus minutos por movimiento.

## Cuándo la herramienta empieza a importar

Con tres o cuatro unidades, una buena plantilla y disciplina bastan. Cuando pasas de eso o los formatos de estado de cuenta varían mucho, el cruce manual se multiplica. el PDF del estado de cuenta y tus registros de cobranza en Google Sheets, Excel o CSV puede ser la entrada común para todas las unidades, y La IA propone y las personas deciden: nada se escribe en tu hoja hasta que tu equipo revisa y aprueba los cambios.

## Revisión final antes de cerrar el grupo

Checklist de cierre del conjunto:

- [ ] Cada unidad tiene su total conciliado contra su estado de cuenta.
- [ ] Las dudas abiertas tienen responsable y fecha.
- [ ] Las transferencias entre unidades están registradas en ambos lados.
- [ ] El tablero está al corriente.
- [ ] Una segunda persona revisó al menos una unidad completa.

La guía de [conciliación bancaria paso a paso](/guias/como-hacer-una-conciliacion-bancaria-paso-a-paso) cubre la base que aplicas a cada unidad.

## Preguntas frecuentes

### ¿Conviene un archivo por edificio o uno solo con todo?

Un archivo o pestaña por cuenta bancaria, con la misma estructura. Un solo archivo gigante se vuelve lento y un error se riega a todos.

### ¿Qué hago si un cliente paga a la cuenta equivocada?

Regístralo en la cuenta donde cayó el dinero y anota la reasignación como movimiento entre cuentas. No lo muevas a ojo, porque descuadra ambos saldos.

### ¿Cuántas unidades puede llevar una sola persona?

Depende del volumen y de qué tan limpias vengan las referencias. Mide tus minutos por movimiento y calcula, en lugar de copiar un número ajeno.