# ¿Cómo entregarle al contador la cobranza lista?

Entrégale a tu contador un paquete cerrado del mes: estado de cuenta, registro de cobranza conciliado, lista de partidas abiertas con una nota por cada una y un resumen de lo cobrado y lo pendiente. Mándalo siempre el mismo día y en el mismo formato. Así no te regresa preguntas y tu cierre contable no se atrasa por la cobranza.

## En resumen

- Entrega un paquete cerrado, no archivos sueltos.
- Incluye estado de cuenta, registro conciliado y lista de pendientes.
- Cada excepción lleva una nota de una línea.
- Un día fijo de entrega evita que te persigan por correo.

## Qué necesita tu contador realmente

Un contador no quiere ver todo tu trabajo; quiere confiar en el resultado. Necesita poder contestar tres preguntas: cuánto entró al banco, de dónde salió cada monto y qué queda por aclarar. Si tu paquete responde esas tres, todo lo demás es opcional.

Pregúntale al inicio cómo prefiere recibir la información y qué datos necesita para facturar o emitir complementos. Guarda su respuesta en una hoja y cámbiala solo si él la cambia.

## Contenido del paquete mensual

| Documento | Para qué sirve | Formato sugerido |
|---|---|---|
| Estado de cuenta del mes | Evidencia de lo que entró | PDF original |
| Registro de cobranza conciliado | Qué cliente pagó qué | Excel o CSV |
| Lista de partidas abiertas | Lo que no se pudo cerrar | Hoja con notas |
| Resumen del mes | Cobrado, pendiente, vencido | Una página |
| Notas de excepciones | Parciales, de más, duplicados | Mismo archivo del resumen |

Con eso, la persona que lleva tu contabilidad puede cuadrar bancos sin escribirte. El [auxiliar de bancos](/glosario/auxiliar-de-bancos) que él lleva tendrá una ruta clara hacia tus datos.

## Cómo ordenar el registro conciliado

Ordena por fecha de operación y marca cada renglón con estos campos:

- Fecha del abono y monto exacto.
- Cliente y concepto aplicado.
- Periodo que cubre.
- Referencia o clave de rastreo.
- Estatus: conciliado, por confirmar o abierto.

No mezcles pagos de dos meses en una fila. Si un abono cubre varios periodos, divídelo en renglones y escribe de dónde salió cada parte. Un renglón con tres cifras sumadas obliga a tu contador a reconstruir la cuenta.

## Notas de una línea para cada excepción

Cada excepción lleva una nota que se entienda sola. Formato recomendado: qué pasó, cuánto, qué decidiste y qué falta.

| Tipo | Ejemplo de nota |
|---|---|
| Pago parcial | "Cliente 014 pagó $3,000 de $4,500; saldo de $1,500 abierto" |
| Pago de más | "Cliente 021 pagó $5,000 por $4,500; $500 quedan como saldo a favor" |
| Duplicado | "Dos abonos iguales del 12/10, misma referencia; se revisa clave de rastreo" |
| Sin identificar | "Depósito de $2,300 del 18/10, sin referencia; se preguntó a tres clientes" |

Los montos del ejemplo son inventados. Si tienes un saldo a favor, la guía de [qué hacer con un pago de más](/guias/que-hacer-con-un-pago-de-mas) te ayuda a documentarlo.

## Facturas, CFDI y complementos

Cuando tu contador emite facturas o complementos de pago a partir de lo cobrado, necesita saber qué factura pagó cada abono. Incluye una columna con el folio de la factura relacionada o marca "sin factura" para que no la busque. La guía para [relacionar pagos con facturas CFDI](/guias/como-relacionar-pagos-con-facturas-cfdi) explica cómo llevar esa relación. Cualquier criterio fiscal, confírmalo siempre con él.

## Calendario de entrega con día fijo

Acuerda un día. Por ejemplo, el tercer día hábil del mes siguiente. Dependes de que tu cierre de cobranza termine antes: si cierras el día 20, no puedes prometer el 3. Por eso la guía de [checklist de cierre de cobranza](/guias/checklist-de-cierre-de-mes-de-cobranza) y la conciliación frecuente importan: la entrega a tiempo es consecuencia de un cierre ordenado.

## Checklist de entrega

- [ ] Estado de cuenta en PDF original, sin recortes.
- [ ] Totales del registro iguales a los del estado de cuenta.
- [ ] Todo renglón tiene estatus.
- [ ] Cada excepción lleva nota de una línea.
- [ ] Partidas abiertas con responsable y fecha.
- [ ] Resumen de cobrado, pendiente y vencido.
- [ ] Facturas relacionadas o marcadas "sin factura".
- [ ] Archivos con nombres consistentes, como `cobranza-2026-10`.

## Lo que ayuda a que el paquete salga rápido

Armar este paquete a mano cada mes consume horas, sobre todo en el cruce. Si lo automatizas, pagos conciliados, una lista de pagos por revisar y un plan de cambios para tu hoja. Aun así, la revisión humana sigue: La IA propone y las personas deciden: nada se escribe en tu hoja hasta que tu equipo revisa y aprueba los cambios. Tu contador recibe un archivo más limpio, pero tú sigues siendo quien responde por el contenido.

Si algo cambia en tu proceso, avísale. Un contador informado con tiempo es el mejor aliado de tu cierre.

## Preguntas frecuentes

### ¿Qué formato prefiere un contador?

Pregúntale. En general sirven Excel o CSV para el registro, PDF para el estado de cuenta y una hoja de notas. Lo importante es que el formato sea siempre el mismo.

### ¿Debo mandarle los comprobantes de cada pago?

Manda los de los casos dudosos o que él pida. Para el resto basta con el estado de cuenta y el registro cruzado, ordenados por fecha.

### ¿Y si entrego con partidas abiertas?

Entrega igual, pero con la lista de pendientes explicada. Lo que más molesta a un contador es descubrir la partida abierta sin que se lo hayas dicho.