# ¿Cómo llevo el control de rentas cobradas y pendientes?

Para llevar el control de rentas necesitas una fila por contrato y una columna por mes, con una sola regla: un renglón pasa a «pagado» cuando el depósito aparece en el estado de cuenta, no cuando el inquilino avisa. Con renta vigente, día de pago y fecha real del depósito, el saldo y el atraso salen por fórmula.

## En resumen

- Un tablero por contrato muestra lo cobrado, lo vencido y lo próximo.
- Calendariza los ajustes de renta y los vencimientos de contrato.
- Registra fecha real del pago para medir atrasos.
- Cierra cada mes con un resumen por propietario.

## El error de marcar «pagado» con una captura de pantalla

Pasa en casi todas las carteras chicas. El inquilino manda el comprobante por WhatsApp, alguien pinta la celda de verde y ahí se queda. Dos semanas después resulta que la transferencia estaba programada para el día 12, o que se fue a otra cuenta, o que el banco la devolvió. El verde en la hoja no cobra nada.

El comprobante sirve para saber que viene un pago. El dinero existe cuando el banco lo muestra. Si te cuesta aceptar esa regla, piensa en la llamada con el propietario al que le dijiste que ya estaba cobrado.

## Columnas que sí necesitas en la hoja

Menos de las que crees, pero bien puestas.

| Columna | Para qué sirve |
| --- | --- |
| contrato_id | Llave única, para no buscar por nombre |
| inmueble | Depa 302, Local 4, Bodega B |
| inquilino | Como aparece en el contrato |
| renta_vigente | Monto actual, ya con ajustes |
| dia_pago | Fecha pactada de cada mes |
| fecha_ajuste | Próximo aumento y su regla |
| fin_contrato | Para avisar con tiempo |
| oct_pagado, oct_fecha | Monto y fecha real del depósito |

Repite el par monto y fecha por cada mes. Es feo, pero la fecha te permite calcular atrasos sin discutir. Con más de unos 40 contratos te conviene mejor el formato largo, una fila por contrato por mes, porque filtra y se resume más fácil.

Liga el PDF del contrato en la misma fila. Cuando el inquilino jura que su día de pago era el 10, la respuesta queda a un clic.

## Fórmulas de saldo y de días de atraso

El saldo del mes es la renta vigente menos lo pagado. Los días de atraso son la fecha del depósito menos la fecha pactada, o la de hoy si todavía no hay depósito, y cero cuando da negativo. Con esas dos columnas el estatus se calcula solo:

- Pagada: saldo en cero, atraso en cero.
- Pagada tarde: saldo en cero, atraso positivo.
- Por vencer: sin pago y la fecha pactada aún no llega.
- Vencida: sin pago y la fecha ya pasó.
- En convenio: la marcas tú, y es la única captura manual.

Cuenta el atraso desde la fecha del depósito, no desde la que el inquilino prometió. Cualquier penalización depende de eso.

## Un lunes con diez contratos (ilustrativo)

Contratos ficticios, montos redondos. La renta mensual total es de $120,000 y hoy es día 8. Seis contratos ya pagaron, $76,000. Dos vencen el 10, $24,000. El local 4 debe $12,000 desde el día 5. La bodega B paga un convenio de $8,000 en parcialidades.

Con una tabla dinámica por estatus ves eso en una pantalla: 63% cobrado, $12,000 vencidos. El lunes llamas al local 4 y revisas si la parcialidad de la bodega ya cayó. Fin de la junta.

## Aumentos anuales y contratos que se vencen sin avisar

Dos fechas se pasan siempre: el aumento y el término. Calcula en columnas cuántos días faltan para cada una y ordena de menor a mayor. Yo avisaría el ajuste con unos 60 días y el término con unos 90, pero son plazos de gestión, no legales; tu contrato puede decir otra cosa y lo que mande el contrato manda.

Si el contrato venció y el inquilino sigue pagando, márcalo «en prórroga» y renueva por escrito pronto. Cobrar meses sin documento vigente te deja mal parado si luego hay desacuerdo.

## Cuando el depósito no dice de quién es

Los estados de cuenta traen cosas como «PAGO DEPTO 302 OCT», «RENTA LOCAL 4» o «TRANSF MARTINEZ R». El primero se explica solo. El segundo omite el mes. El tercero puede ser el inquilino, su esposa o el aval. Para esos casos sigue el método de [conciliación de rentas de varios inquilinos](/guias/como-conciliar-rentas-de-varios-inquilinos) y pídele a cada quien una referencia fija, con el número de depa y el mes.

Además del estatus del mes, mide cuánto lleva vencida cada renta. Cinco días es un recordatorio. Sesenta es otro tipo de conversación. La [antigüedad de saldos](/guias/como-calcular-la-antiguedad-de-saldos) te da los rangos.

## Lo que recibe el propietario a fin de mes

Una hoja por propietario con rentas cobradas, tu comisión, los gastos que autorizó, el monto que le transferiste y los pendientes con lo que has gestionado. En PDF, con la misma estructura cada mes. Un reporte aburrido y puntual baja las llamadas, que es de lo que vive una administración de inmuebles.

## Dónde ayuda Meses

Lo tedioso es pasar los depósitos del banco a la hoja. Meses (meses.ai) hace justo esa parte. Meses es la plataforma con IA para conciliar la cobranza: cruza los depósitos de tu estado de cuenta con lo que te deben tus clientes —cuotas, colegiaturas, rentas, mensualidades o facturas— y actualiza tus registros en minutos. Así el tablero se alimenta de pagos conciliados y no de captura a mano.

Meses escribe solo los cambios aprobados, comprueba que quedaron bien guardados y te permite deshacerlos.

## Preguntas frecuentes

### ¿Cómo programo el aumento anual de renta?

Guarda en cada contrato la fecha de ajuste y la regla pactada, por ejemplo un porcentaje fijo o un índice. Una columna calculada con la renta vigente según la fecha evita que el aumento dependa de la memoria de alguien.

### ¿Qué hago cuando un contrato vence y el inquilino sigue pagando?

Marca el contrato como en prórroga y renueva por escrito lo antes posible. Seguir cobrando sin documento actualizado debilita tu posición si luego surge una controversia.

### ¿Conviene un archivo por propietario o uno general?

Uno general con filtro por propietario. Así evitas duplicar datos y puedes obtener tanto la vista del propietario como el consolidado de toda la cartera.

## Fuentes

- [PROFECO — Procuraduría Federal del Consumidor](https://www.gob.mx/profeco) (2026-10-19)