# Administración de condominios: conciliar cuotas con IA Para conciliar las cuotas de un condominio, liga cada depósito del estado de cuenta a la unidad que lo pagó y al mes que cubre, incluso si el residente no escribió su departamento. Meses (meses.ai) propone a qué unidad y mes corresponde cada depósito a partir de tu hoja de cuotas, y deja a tu revisión lo dudoso. ## En resumen - Cada depósito se liga a una unidad y a un periodo. - Cuotas ordinarias, extraordinarias y fondo de reserva se distinguen. - Los pagos adelantados y de terceros pasan por tu revisión. ## Qué paga cada unidad y cuándo Un condominio tiene un patrón sencillo en teoría: cada unidad debe una cuota mensual. En la práctica conviven varios conceptos. La cuota ordinaria cubre limpieza, vigilancia y servicios comunes. La extraordinaria llega por una obra aprobada en asamblea. El fondo de reserva se acumula aparte. Y cada unidad paga en proporción a su indiviso, de modo que no todas deben lo mismo. ## Cómo se ven los depósitos de residentes El estado de cuenta del condominio mezcla lo siguiente: | Lo que ves en el banco | Lo que realmente es | | --- | --- | | Transferencia con "Depto 304 octubre" | Cuota de la unidad 304, mes claro | | Transferencia con solo un nombre | Hay que buscar a qué unidad pertenece | | Depósito en efectivo por ventanilla | Sin ordenante; solo monto y fecha | | Transferencia de una empresa | Un inquilino o un familiar pagó por el propietario | | Importe que no es una cuota exacta | Cuota más fondo, o pago de dos meses | Los nombres de este cuadro son genéricos; en tu banco los vas a reconocer con otras palabras. ## Pagos adelantados y cuotas de varios meses Un residente que viaja deposita tres cuotas de golpe. Si cada cuota es de 2,500, el depósito de 7,500 debe repartirse entre tres meses de la misma unidad. Meses te propone cómo repartirlo entre los meses de esa unidad, con el importe de cada mes a la vista. Si la unidad tenía meses atrasados, tú decides si el dinero los cubre primero o si respetas lo que indicó el residente. Esto importa porque, sin ese desglose, tu hoja marcaría un solo mes como pagado y dos como vencidos, y mañana alguien le reclamaría al residente. ## Cuando paga alguien que no es el propietario Rentas, familiares, despachos de administración de propiedades: los terceros pagan a nombre propio. El ordenante no coincide con ningún nombre de tu padrón. Meses no da por confirmado un pago de tercero: te pide confirmarlo y te muestra la evidencia de su propuesta. Te conviene anotar en tu padrón quién paga por cada unidad, ya sea inquilino, familiar o empresa. Ese dato te sirve a ti, al comité y a quien revise el siguiente cierre. ## Referencias para reducir el trabajo del siguiente mes La mayor palanca es dar a cada unidad una referencia fija y pedir que la use en el concepto. Cuando funciona, la mayoría de los depósitos se resuelven solos. La guía de [cuotas de mantenimiento](/guias/como-conciliar-cuotas-de-mantenimiento) detalla cómo diseñar esa referencia, y la de [asignar referencias de pago](/guias/como-asignar-referencias-de-pago-a-tus-clientes) explica cómo comunicarla a los residentes. ## Qué hace Meses con las cuotas de tu condominio el PDF del estado de cuenta y tus registros de cobranza en Google Sheets, Excel o CSV Con eso, Meses te entrega cada depósito con la unidad y el mes propuestos, y aparta los casos con dudas para que los revises con calma. Antes de empezar, revisa que las cuotas del mes estén capturadas en tu hoja. Si una unidad cambió de cuota por acuerdo de asamblea, actualízala primero. Así cada diferencia que veas en los resultados es real y no un dato viejo. ## Cierre mensual de un condominio, paso a paso 1. Descarga el estado de cuenta del mes completo, del día uno al último. 2. Revisa que el padrón de unidades y las cuotas estén actualizados. 3. Inicia la conciliación y espera la lista de propuestas. 4. Aprueba las unidades claras y estudia las de terceros o de efectivo. 5. Escribe los pagos aprobados en la hoja y comparte el reporte con el comité. Con el tiempo, el comité también gana algo importante: un registro fiel de cada pago, listo para responder a cualquier residente que dude de su saldo. ## Preguntas frecuentes ### ¿Qué pasa si el depósito no dice el número de departamento? Meses propone la unidad que corresponde y te muestra en qué se basa. Si el depósito no permite saber con certeza de qué unidad es, queda por revisar con las opciones a la vista. ### ¿Puede conciliar un pago que cubre varios meses por adelantado? Sí. Meses propone cómo repartirlo entre los meses de esa unidad, con el importe de cada uno, y tú confirmas la distribución. ### ¿Distingue la cuota ordinaria de la extraordinaria? Si tu hoja las lleva en columnas distintas, la propuesta separa el importe de cada una según lo que la unidad debe. ### ¿Funciona con varios condominios en una misma cuenta? Concilias cada condominio por separado, cada uno con su hoja de cuotas, aunque compartan estado de cuenta.