# Colegios particulares: conciliar colegiaturas Para conciliar los pagos de un colegio particular, cruza cada depósito con la colegiatura pendiente de la familia que lo hizo, aunque un solo depósito cubra a varios hijos. Meses (meses.ai) propone esa asignación a partir de tu estado de cuenta y tu hoja de familias; en secretaría revisan y aprueban antes de que algo se escriba en la hoja. ## En resumen - Un depósito puede pagar a dos o tres hermanos. - Inscripción, colegiatura y recargo se cobran distinto. - Nada se escribe en la hoja sin tu visto bueno. ## Un caso real de octubre, con cifras inventadas La familia Lozano tiene dos hijos: uno en 3.º de primaria (4,000 de colegiatura) y otro en 1.º de secundaria (4,500). En la hoja del colegio, la mamá tiene un descuento de 500 por hermano. Debe 8,000 en total. El día 3 llega una transfer de 8,000 con concepto "COLEGIATURA OCT HIJOS". Cuadra exacto, pero solo porque el descuento está capturado. Si nadie lo anotó, el sistema vería 500 pesos de diferencia y, con razón, pediría revisión. Es un error típico en hojas escolares: el descuento vive en la cabeza de la señorita de cobranza y no en una columna. ## Por qué el cruce mensual se come días El volumen no es el problema. Un colegio mediano tiene unos cientos de familias, no miles. Lo que cansa es que cada depósito pide una pequeña decisión humana: ¿es de la mamá o del tío?, ¿es octubre o es el atraso de septiembre?, ¿incluye la cuota de la sociedad de padres? Una madre deposita en ventanilla el cinco. Un padre manda SPEI desde la app. El abuelo paga desde su cuenta, con su apellido, que no es el del alumno. Y el estado de cuenta muestra todo revuelto. ## Inscripción, reinscripción y colegiatura no son lo mismo Tres cobros con lógica distinta: - **Reinscripción:** una vez al año, importe grande, normalmente en el primer trimestre del calendario. - **Colegiatura:** diez o doce veces, importe parejo salvo becas. - **Cargos sueltos:** libros, uniforme, excursión, cuota de la sociedad de padres. Si tu hoja los separa en columnas (por ejemplo `Reinscripción`, `Colegiatura_oct`, `Otros`), Meses puede proponer si un depósito es de reinscripción o de colegiatura aunque el banco no diga nada, porque sabe lo que cada familia debe en ese periodo. La guía de [inscripciones y cuotas escolares](/guias/como-cobrar-inscripciones-y-cuotas-escolares) detalla cómo ordenar esas columnas. ## Referencias: lo que ponen los papás y lo que quisieras que pusieran Ideal: una referencia por alumno, con su matrícula, que el banco muestre como referencia numérica. Real: "PAGO MENS", "cole oct", el apellido sin nombre, o un 1 como referencia porque la app pedía algo. Cuando la referencia falta, quedan el monto y quien paga. No es un drama, pero sí más trabajo. Si todavía no las asignas, empieza este ciclo escolar con la guía de [referencias de pago](/guias/como-asignar-referencias-de-pago-a-tus-clientes). Dos meses después se nota. ## Becas y descuentos: que vivan en la hoja Una beca del 30 % cambia lo esperado de ese alumno todo el ciclo. Un descuento por pago anticipado cambia un solo mes. Meses no calcula becas ni adivina descuentos; lee lo que tu hoja dice que cada familia debe. Lo que no encaja se queda en la lista de pagos por revisar. Honestamente, si el colegio tiene menos de cuarenta alumnos y casi todos pagan igual, Excel y un poco de paciencia alcanzan. A partir de ahí, los hermanos y las becas empiezan a cobrar factura. ## Qué hace Meses con todo esto Meses lee el PDF de tu estado de cuenta y tus registros en Google Sheets, Excel o CSV; la IA propone a qué cliente y periodo corresponde cada depósito, tu equipo revisa las propuestas y Meses escribe los pagos aprobados en tu hoja, con opción de deshacer. En la práctica, la secretaria deja de buscar depósito por depósito. Abre la lista de propuestas, revisa la evidencia de las claras, las aprueba y dedica su tiempo a las dudosas, que vienen apartadas. ## Cómo conviene arrancar 1. Baja el estado de cuenta del mes en PDF desde la banca en línea. 2. Revisa que la hoja tenga alumnos, familias y colegiaturas del mes. 3. Sube ambos y deja que Meses prepare las propuestas. 4. Empieza por los hermanos y los depósitos de ventanilla. 5. Aprueba, escribe y, si algo no te convence, deshaz. Si cobras por nivel en hojas distintas, concilia cada una por separado. ## Preguntas frecuentes ### ¿Cómo sé a qué hijo corresponde un depósito de los papás? Meses propone a qué hijo o hijos corresponde y te muestra en qué se basa. Si un depósito cubre a dos hermanos, propone el reparto y tú confirmas. ### ¿Qué pasa con las becas parciales? Si tu hoja ya trae el importe con la beca aplicada, ese es el monto esperado. Cuando el depósito no coincide, queda en revisión en lugar de forzarse. ### ¿Puedo conciliar solo un mes de colegiaturas? Sí. Eliges el mes y el estado de cuenta, y Meses cruza solo esos depósitos con lo vencido hasta ese momento. ### ¿Los recargos por pago tardío se calculan solos? No los inventa. Si cobras recargo, captúralo como cargo propio en tu hoja para que el depósito pueda cuadrar contra él.