Academias de idiomas: mensualidades por grupo y ciclo

Un modelo de cobro que cambia cada ciclo

A diferencia de una escuela con calendario anual fijo, una academia abre y cierra grupos todo el tiempo. Un curso de inglés de ocho semanas, un intensivo de verano antes de un examen internacional, un taller de conversación de tres meses. Cada uno con su precio, y cada alumno a veces en dos programas a la vez.

El resultado es una cobranza donde el importe esperado de un alumno depende del grupo y de la fecha, no solo de su nombre.

Mensualidad, inscripción y materiales

Lo que paga un alumno nuevo no es lo mismo que paga un alumno recurrente. Al inicio suma inscripción, libro o plataforma, y la primera mensualidad. Después solo queda la mensualidad. Si alguien toma un examen de certificación, aparece además la cuota de aplicación.

Ejemplo ilustrativo con cifras inventadas:

Concepto	Importe
Inscripción	600
Libro del nivel	900
Mensualidad del grupo	1,800
Depósito del alumno nuevo	3,300

Aquí el depósito de 3,300 es exactamente la suma de los tres conceptos. Si esos conceptos están en tu hoja, Meses lo propone como el alta de un alumno nuevo, con cada concepto por separado, y no como una mensualidad inflada.

Paquetes pagados por adelantado

Es común ofrecer un descuento si el alumno paga el trimestre completo. El banco registra un solo depósito grande. En tu hoja, en cambio, deben aparecer tres mensualidades cubiertas.

Registra en tu hoja el precio del paquete con su descuento. Así Meses puede proponer el reparto entre los meses que cubre y tú lo confirmas. Si el importe no corresponde con nada de lo que tienes registrado, lo deja por revisar y no inventa el descuento.

Quién paga: el alumno, el padre o la empresa

En los cursos de inglés corporativos paga la empresa del alumno, con una sola transferencia por varias personas. En los de preparación para exámenes, muchas veces paga la familia de un adolescente. En los cursos para adultos, paga el propio alumno.

Por eso conviene confiar más en la referencia que en el ordenante. Cuando cada alumno tiene una referencia estable, el depósito se resuelve aunque lo pague un tercero. Revisa cómo asignar referencias de pago si aún no tienes un esquema.

Bajas, congelamientos y pagos que llegan tarde

Un alumno pausa su curso y su depósito del mes siguiente llega sin que el grupo haya sido corregido. O paga una mensualidad después de darse de baja. El cruce encuentra el pago pero la hoja ya no espera nada.

Meses lo marca como un depósito sin cargo esperado, para que decidas si es un abono atrasado, un anticipo para el siguiente ciclo o un cobro por devolver.

Cómo resuelve Meses el cobro de tu academia

en minutos, no en días puedes pasar de un estado de cuenta lleno de transferencias de alumnos a una lista de pagos clasificados. Meses lee tu hoja de grupos y alumnos, no te pide otra estructura, y propone solo lo que puede respaldar con datos de tu propio registro.

Un cierre de mes para academias, sin complicaciones

1. Obtén el estado de cuenta del mes en PDF.
2. Actualiza altas, bajas y cambios de grupo en tu hoja.
3. Corre la conciliación y revisa primero los pagos de alumnos nuevos.
4. Resuelve paquetes, cambios de ciclo y pagos de empresas.
5. Aprueba y escribe el resultado, con opción de deshacer si cambias de idea.