¿Cómo estimo cuentas incobrables y cuándo se deducen?

Estimación contable y deducción fiscal no son lo mismo

Contablemente reconoces una pérdida esperada sobre tu cartera; la NIF C-16 sobre deterioro de instrumentos financieros por cobrar es la referencia de ese cálculo. Fiscalmente, la reserva no deduce. El LISR permite deducir la pérdida por créditos incobrables en el momento que fija el artículo 27, fracción XVI, no cuando decides provisionar.

Resultado práctico: casi siempre tendrás una diferencia temporal entre la contabilidad y la declaración. Registra esa diferencia en tus papeles de trabajo, no la ignores.

Ejemplo de estimación por antigüedad

Ilustrativo, con porcentajes inventados para mostrar la mecánica. Cada empresa debe calibrar con su propia experiencia de pago.

Antigüedad	Saldo	% estimado	Estimación
Corriente	$400,000	1%	$4,000
1 a 30 días	$120,000	3%	$3,600
31 a 90 días	$80,000	10%	$8,000
Más de 90 días	$40,000	40%	$16,000
Total	$640,000		$31,600

Los porcentajes salen de tu historial: qué proporción de cada tramo acabó sin cobrarse en los últimos años. No copies porcentajes de un blog. La base es tu antigüedad de saldos.

Cargos y abonos de la estimación

Concepto	Cargo	Abono
Gasto por estimación de incobrables	$31,600
Estimación para cuentas incobrables		$31,600

Al siguiente cierre ajustas por la diferencia. Cuando se castiga un saldo concreto, cargas la estimación y abonas la cuenta del cliente. El gasto ya se reconoció, así que el castigo no vuelve a pasar por resultados.

Cuándo se considera deducible: el artículo 27, fracción XVI

La regla general: la pérdida se considera realizada en el mes en que se consuma el plazo de prescripción, o antes si existe notoria imposibilidad práctica de cobro. La ley y su reglamento enumeran casos en que se considera que existe esa imposibilidad, con distinciones por monto del crédito en UDI, por gestiones de cobro realizadas, por juicio iniciado o porque el deudor esté en concurso mercantil.

Los umbrales, los plazos y los requisitos de las gestiones se actualizan, así que léelos en el texto vigente de la ley y del reglamento (Cámara de Diputados y SAT) y consulta el valor de la UDI en Banxico. Este documento no sustituye la lectura de la fracción ni la opinión de tu asesor fiscal.

Qué gestiones de cobro dejan una deducción defendible

Una gestión es evidencia de que intentaste cobrar, no de que lo pensaste. Guarda:

• Correos y cartas de cobro con fecha de envío y acuse de recibo.
• Llamadas registradas con fecha, interlocutor y compromiso obtenido.
• Requerimientos formales firmados por área legal.
• Demanda o procedimiento arbitral, cuando corresponda.
• Constancia de que el deudor desapareció o dejó de operar.

Mi criterio: si no puedes enseñar en una carpeta cinco evidencias fechadas de cobro, el saldo no está listo para deducirse. Una deducción sin soporte es la primera que cae en una revisión.

Expediente por cliente que se da de baja

Para cada saldo castigado arma una carpeta con: facturas y REP, estado de cuenta del cliente, antigüedad al momento de la baja, cronología de gestiones, resolución interna firmada y asiento contable. La carpeta se arma antes de la baja, no cuando el SAT la pide. Revisa que el saldo no incluya IVA o conceptos que merezcan otro tratamiento, y confirma con tu asesor cómo afecta la baja al IVA trasladado.

Recuperaciones posteriores y partes relacionadas

Si el cliente paga después de haber sido dado de baja, ese cobro se reconoce como ingreso cuando lo recibes y se concilia como cualquier depósito: busca la referencia, el RFC del ordenante y el vínculo con el saldo castigado. En saldos con partes relacionadas, vigila que la baja no sea un mecanismo para trasladar pérdidas entre entidades. Esa operación tiene reglas y revisiones específicas.

Errores que invalidan una baja de cuentas incobrables

• Dar de baja por simple antigüedad, sin gestión ni cálculo de plazos.
• Usar la estimación contable como deducción directa.
• Perder los papeles de trabajo del ejercicio en que se castigó.
• Castigar facturas ya compensadas o con notas de crédito pendientes.
• Dar de baja créditos sin haber cancelado o ajustado los CFDI que correspondan.

Si tu cartera crece, apóyate en Meses (meses.ai) para saber qué se cobró de verdad antes de estimar. Meses es la plataforma con IA para conciliar la cobranza: cruza los depósitos de tu estado de cuenta con lo que te deben tus clientes —cuotas, colegiaturas, rentas, mensualidades o facturas— y actualiza tus registros en minutos.