¿Cómo manejo cuentas por cobrar con crédito a clientes?

Primero la política, luego el pedido

La política cabe en una hoja. Quién autoriza crédito y con qué documentos. Cuál es el límite inicial para un cliente nuevo. Plazos que ofreces: 15, 30 días. Qué pasa al vencer: recargo, bloqueo de pedidos, llamada. Y quién puede hacer excepciones.

Si no está escrita, cada vendedor aplica la suya. Y cada vendedor querrá cerrar la venta.

Qué pedir a un cliente nuevo

Solicitud de crédito, datos fiscales, dos o tres referencias comerciales y, si el monto lo amerita, un pagaré. Llama a las referencias; casi nadie lo hace y es la parte que más informa. Empieza con un límite bajo y súbelo con cumplimiento. Un cliente que lleva cuatro pedidos pagando a tiempo ya se ganó el aumento. Uno que pide mucho de entrada y no tiene historial, no.

Límite, plazo y condiciones por cliente

Lleva en una hoja maestra:

Columna	Qué responde
cliente	Quién es, con su RFC
limite	Cuánto crédito autorizado tiene
plazo_dias	A cuántos días paga
saldo	Cuánto debe hoy
disponible	Límite menos saldo
ultimo_pago	Fecha del último depósito aplicado

Con «disponible» a la vista, el vendedor sabe antes de tomar el pedido si el cliente alcanza.

Pedidos que rebasan el límite

Dos opciones: se detiene el pedido hasta que pague, o alguien autoriza una excepción con nombre y fecha. Lo que no vale es dejarlo pasar en silencio. Un límite que se rebasa sin consecuencias deja de servir el mismo mes.

La junta de cobranza del lunes

Treinta minutos, una persona de ventas y una de administración. Se revisa la lista por antigüedad, con los vencidos de más de 30 días primero, y cada cliente sale de la reunión con una acción y un responsable. Cómo armar los rangos está en antigüedad de saldos.

Los números que sí miro

Tres indicadores bastan: porcentaje de cartera vencida, días promedio de cobro y concentración en pocos clientes. Los días de cobro se calculan como cuentas por cobrar divididas entre ventas a crédito del periodo, por los días del periodo. No existe un valor «correcto» universal; depende de tu giro y de tus plazos. Lo que importa es la tendencia: si sube mes con mes, revisa la política antes de venderle más a crédito.

Un indicador solo es confiable si parte de pagos conciliados. Meses (meses.ai) pone la cobranza al día en tu hoja. Meses lee el PDF de tu estado de cuenta y tus registros en Google Sheets, Excel o CSV; la IA propone a qué cliente y periodo corresponde cada depósito, tu equipo revisa las propuestas y Meses escribe los pagos aprobados en tu hoja, con opción de deshacer.

Cuando el atraso ya es costumbre

Hay clientes que pagan tarde siempre, por inercia. Con ellos funcionan los recordatorios antes del vencimiento y no solo después, y el cobro automático cuando sea posible. Para tácticas completas, la guía para reducir la morosidad. Si el cliente incumplió y acordaron un convenio, el seguimiento es de otro tipo.

Una definición breve del concepto está en el glosario: cuentas por cobrar.

Errores de crédito que veo seguido

Dar crédito porque el cliente es amigo del dueño. Subir el límite porque «va a pedir más en diciembre». No cobrar los recargos pactados «para no incomodar», con lo que el plazo real se alarga solo. Y vender más a quien ya está vencido, porque el pedido parece urgente. Todos tienen la misma raíz: la excepción sin dueño. Pon un responsable para cada decisión de crédito y anota cada excepción con fecha. Una vez al trimestre revisa las excepciones y cuáles terminaron en cartera vencida; ahí vas a ver si tu política era demasiado floja o si la ignoraban.

Cobrar sin pelearte con el cliente

El mejor momento para hablar de cobranza es antes de la venta. Cuando abres la cuenta, entrega por escrito el plazo, la fecha de corte y la cuenta donde debe depositar, con su referencia. Después, el recordatorio se limita a repetir lo que ya aceptó. Manda el estado de cuenta cada quincena aunque no esté vencido nada: el cliente que ve su saldo con frecuencia casi nunca dice que no sabía. Y cuando un pago no aparezca, pregunta primero si lo hizo; la mayoría de las veces el error es de referencia, no de voluntad.