¿Cómo cancelo y sustituyo un complemento de pago?
Para cancelar y sustituir un complemento de pago, emite primero el REP correcto con tipo de relación 04 (sustitución de los CFDI previos) apuntando al UUID del anterior, y luego cancela el original con motivo 01, que exige indicar el UUID del sustituto. Después recalcula parcialidades y saldos insolutos de los REP posteriores de la misma factura.
Por qué el orden importa
En CFDI 4.0 la cancelación con motivo 01 pide el folio fiscal del comprobante que sustituye. Eso implica que el sustituto ya debe existir antes de cancelar. Quien cancela primero se queda sin comprobante vigente y con el plazo corriendo; quien sustituye primero tiene siempre un REP válido.
La secuencia correcta es corta y no admite atajos:
- Identificar el error y confirmar contra el depósito real.
- Emitir el REP correcto, con relación tipo 04 al UUID del REP erróneo.
- Cancelar el REP original con motivo 01 y el UUID del sustituto.
- Esperar la aceptación del receptor si el supuesto la requiere.
- Actualizar tu auxiliar y archivar ambos comprobantes.
Qué errores justifican sustituir
No todo error obliga a cancelar. Distingue.
| Error en el REP | Procede sustituir | Comentario |
|---|---|---|
| Monto del pago distinto al depósito | Sí | Afecta saldos de la factura |
| Fecha de pago equivocada | Sí | Cambia el periodo de acreditamiento del IVA |
| Documento relacionado equivocado | Sí | El pago queda ligado a otra factura |
| Cuenta ordenante o beneficiaria incorrecta | Sí | No coincide con el CEP |
| Parcialidad o saldo insoluto mal calculado | Sí | Rompe la cadena de REP posteriores |
| Pago que nunca ocurrió | Cancelar sin sustituir | Motivo 02, sin relación |
Una errata en un campo informativo que no altera los importes igual conviene corregirla, porque un REP inconsistente se detecta tarde y por la parte menos cómoda.
Un caso con cifras ilustrativas
Constructora Valle Alto cobra una factura PPD de $120,000 en tres parcialidades. El segundo REP se emitió por $40,000, pero el depósito fue de $45,000.
| REP | Parcialidad | Saldo anterior | Pagado | Saldo insoluto |
|---|---|---|---|---|
| P-201 | 1 | 120,000 | 40,000 | 80,000 |
| P-202, con error | 2 | 80,000 | 40,000 | 40,000 |
| P-203, ya emitido | 3 | 40,000 | 40,000 | 0 |
El pago real de la parcialidad 2 fue de $45,000, así que el saldo insoluto correcto era $35,000 y el tercer pago debió ser de $35,000. El error se propaga: P-203 también es incorrecto, porque habla de un saldo anterior de $40,000.
Corrección completa:
| REP | Parcialidad | Saldo anterior | Pagado | Saldo insoluto |
|---|---|---|---|---|
| P-202 sustituto | 2 | 80,000 | 45,000 | 35,000 |
| P-203 sustituto | 3 | 35,000 | 35,000 | 0 |
Se cancelan P-202 y P-203 originales, cada uno con su sustituto relacionado con tipo 04. El hecho de que un solo error obligue a rehacer toda la cadena posterior es la razón de verificar cada REP contra el depósito al emitirlo.
Aceptación del receptor y plazos
Algunas cancelaciones requieren que el receptor acepte la solicitud en su buzón del SAT, y otras proceden sin aceptación. Hay también un periodo en que el receptor puede responder y una regla sobre qué pasa si no lo hace. Estas condiciones cambian con las reglas misceláneas, así que consulta la información vigente del SAT al momento de actuar y no confíes en lo que recuerdas de otros años.
Una práctica sensata: avisa al cliente por correo antes de cancelar. Su contador debe saber que recibirá una solicitud y por qué.
El efecto en el IVA del cliente y en el tuyo
El REP sustituto lleva la fecha de pago real. Si la fecha del original era errónea y cae en otro mes, el acreditamiento del IVA del cliente cambia de periodo. Por eso avísale: puede necesitar una declaración complementaria.
Para ti, el REP no cambia el ingreso contable, que ya está en tu auxiliar. Lo que sí cambia es la información que el SAT cruza contra la declaración del cliente.
Cómo evitar el siguiente error
Casi todos los REP que hay que cancelar nacen del mismo hábito: emitir sin verificar contra el depósito. Un control simple lo evita.
- Genera el REP solo desde un depósito ya aplicado y conciliado.
- Revisa antes de timbrar: monto, fecha, documento, parcialidad y saldo.
- Si cambias un REP, revisa los posteriores de la misma factura.
- Guarda el motivo de cada cancelación en tu bitácora.
Para ver cómo cruzar cada REP con su depósito antes de emitirlo, usa la guía de cuadrar complementos de pago con depósitos.
Cuando el pago se revierte después del REP
Si el banco devuelve un depósito, por ejemplo un SPEI devuelto o un cheque rebotado, el pago que reportaste ya no existe. El REP no se corrige: se cancela, con el motivo que corresponda, y la factura vuelve a quedar con su saldo insoluto anterior. Registra la devolución con su CEP o su aviso del banco. Si el cliente vuelve a pagar, se emite un REP nuevo con la fecha de ese nuevo cobro.
Meses (meses.ai) y la corrección de REP
La IA propone y las personas deciden: nada se escribe en tu hoja hasta que tu equipo revisa y aprueba los cambios. Con cada depósito ya aplicado y revisado antes de que emitas el complemento, el riesgo de tener que sustituirlo baja desde el origen.
Preguntas frecuentes
¿Siempre puedo cancelar un REP?
Depende del plazo y de si el receptor debe aceptar la cancelación. Hay supuestos en que la cancelación procede sin aceptación y otros en que se solicita al receptor, que puede aceptar o rechazar. Verifica las reglas vigentes en el portal del SAT antes de actuar.
¿Qué motivo uso si el REP tenía el monto equivocado?
Si el error es corregible emitiendo uno nuevo, el motivo es 01, comprobante emitido con errores con relación, y se indica el UUID del sustituto. Si el REP no debió emitirse porque el pago nunca ocurrió, el motivo es 02, errores sin relación, u otro que corresponda.
¿El sustituto cuenta como emitido en tiempo si lo genero después del día 5?
El plazo del día 5 aplica al REP que corresponde al pago. Un sustituto emitido después puede verse como extemporáneo respecto del cobro original. Por eso conviene detectar el error pronto y no esperar al cierre del mes siguiente.
Fuentes
- SAT — Portal oficial (consultado el )