¿Cómo cuadro complementos de pago con depósitos?
Para cuadrar complementos de pago con depósitos, lista los REP emitidos del mes y verifica para cada uno que exista un depósito en el estado de cuenta con el mismo monto, fecha y cuenta, y que el saldo insoluto declarado coincida con tu auxiliar de cobranza. El REP debe emitirse a más tardar el día 5 del mes siguiente al pago.
La auditoría en dos direcciones
El cruce útil tiene dos sentidos. Del REP al banco, para detectar complementos emitidos sin cobro. Del banco al REP, para detectar cobros de facturas PPD sin complemento.
| Dirección | Hallazgo posible | Riesgo |
|---|---|---|
| REP al banco | REP sin depósito, o con monto o fecha distintos | Comprobante que no refleja la realidad |
| Banco al REP | Depósito de factura PPD sin REP | Incumplimiento y problemas con el IVA del cliente |
El segundo hallazgo es el más caro. Sin REP, tu cliente no puede acreditar el IVA de esa operación, y la fricción comercial llega pronto.
Qué campos del REP deben coincidir con el banco
Un REP trae datos del pago y datos de cada documento relacionado. Los que debes contrastar:
| Campo del REP | Contra qué se verifica |
|---|---|
| Fecha de pago | Fecha del abono en el estado de cuenta o en el CEP |
| Monto del pago | Importe exacto del depósito |
| Forma de pago | Transferencia, cheque, efectivo, según corresponda |
| Moneda y tipo de cambio | Moneda real del cobro |
| Cuenta ordenante y beneficiaria | CEP o estado de cuenta |
| Parcialidad, saldo anterior, importe pagado, saldo insoluto | Tu auxiliar de cuentas por cobrar |
El campo que más falla es la fecha. Se captura la fecha de emisión del REP en lugar de la fecha del cobro. Con la regla del día 5, ambas pueden estar en meses distintos, y la diferencia afecta el periodo en que el cliente acredita el IVA.
Un mes con cuatro complementos
Ejemplo con datos ilustrativos. Muebles Estrella emitió cuatro REP por cobros de octubre:
| REP | Cliente | Monto REP | Depósito en banco | Resultado |
|---|---|---|---|---|
| P-101 | Hotel Aurora | $58,000 | $58,000, 6 oct | Cuadra |
| P-102 | Oficinas Pico | $20,000 | $20,000, 14 oct | Cuadra |
| P-103 | Taller Cruz | $12,500 | $12,000, 17 oct | Monto distinto |
| P-104 | Clínica Sol | $30,000 | Sin depósito | Revisar |
Para P-103, hay una diferencia de $500. Antes de tocar nada, descarga el CEP: quizá el cliente retuvo una comisión o capturó mal el monto. Si el depósito real fue de $12,000, el REP debe reflejar ese pago y la factura debe conservar $500 más de saldo insoluto. Si el REP ya se emitió con $12,500, habrá que cancelarlo y sustituirlo, tema de cancelar y sustituir un complemento de pago.
Para P-104, el REP no tiene respaldo. Quizá el cobro llegó a otra cuenta, o aún no llega, o el REP se emitió por error. Lo primero es buscar el cobro en todas las cuentas; si no existe, es un comprobante a cancelar.
Un depósito, varios REP y viceversa
Los casos que complican el cruce:
- Un depósito que paga varias facturas. Un solo REP puede listar varios documentos relacionados, cada uno con su parcialidad y saldos. La suma de importes pagados por documento debe igualar el monto del pago.
- Varios depósitos de una misma factura. Cada depósito es un pago distinto, con su fecha. Cada uno aumenta el número de parcialidad.
- Un depósito del que se emiten dos REP. Sucede cuando dos personas generan el complemento. Revisa duplicados con la guía de pagos duplicados, aplicada al lado fiscal.
Calendario para no llegar tarde
Fija un ritmo semanal. El plazo máximo es el día 5, pero el día 5 de noviembre no es momento de descubrir que faltan veinte complementos.
| Momento | Acción |
|---|---|
| Cada semana | Listar cobros PPD recibidos sin REP |
| Último día del mes | Revisar pendientes y asegurar que no haya cobros sin identificar |
| Del 1 al 4 del mes siguiente | Emitir los REP restantes |
| Día 5 | Verificar que no queda ninguno |
Si un cobro del último día del mes no se identifica hasta el día 8, el REP ya llegará fuera de plazo. Por eso el control de depósitos sin identificar es el cuello de botella de la facturación.
Evidencia que debes guardar
Archiva, junto a cada REP, el CEP o el renglón del estado de cuenta, el XML del complemento y el auxiliar con los saldos. En revisión, el SAT o el cliente puede pedirte probar que el REP corresponde a un pago real. Un archivo que une los tres es tu mejor respuesta.
Qué hace Meses (meses.ai) por este cruce
Meses (meses.ai) lee el PDF del estado de cuenta y tus registros de cobranza en Google Sheets, Excel o CSV. Con cada depósito ligado a su cliente y periodo, la lista de cobros por revisar sirve de base para saber qué REP falta emitir y cuáles no tienen respaldo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo emitir un solo REP por varios depósitos de un mismo cliente?
Un complemento de pago puede relacionar varios documentos, pero cada pago que reportas debe corresponder a un cobro real con su fecha. Si el cliente pagó en fechas distintas, lo prudente es un pago por fecha dentro del complemento o complementos separados, según tu sistema.
¿Qué cuenta aparece en el REP, la del cliente o la mía?
El REP puede incluir la cuenta del ordenante y la del beneficiario cuando el pago es electrónico. Esos datos deben coincidir con el CEP o con el estado de cuenta. Si capturas una cuenta distinta a la real, el REP pasa validación pero no cuadra con la evidencia.
¿Qué hago si emití el REP y el depósito nunca llegó?
Un REP sin cobro real es un comprobante que no debió emitirse. Si detectas el error, cancélalo con el motivo que corresponda y emite el correcto cuando el pago exista. No lo dejes vigente esperando que el dinero aparezca.
Fuentes
- SAT — Portal oficial (consultado el )
- Banxico — Portal oficial (consultado el )