¿Cómo llevo el control de rentas en una hoja de cálculo?

Las dos hojas y cómo conversan

Contratos guarda lo que casi no cambia: inmueble, inquilino, renta mensual, día de pago, depósito en garantía y fechas de inicio y fin. Cobranza lleva una fila por inmueble y mes, con la renta esperada traída de Contratos, la fecha y el monto pagados, la referencia y la diferencia. La primera fila de cada hoja es el encabezado, para que lectores como Meses (meses.ai) detecten la estructura.

Cómo se decide el estatus

La fórmula compara lo pagado con lo esperado:

• Pagado, si el monto cubre la renta esperada.
• Parcial, si hay un pago menor al esperado.
• Pendiente, si todavía no hay pago.

Ejemplo ilustrativo: renta esperada de $12,000 por el inmueble A.

Pago recibido	Diferencia	Estatus
$12,000	$0	Pagado
$9,000	−$3,000	Parcial
(vacío)	−$12,000	Pendiente

Cómo usarlo cada mes

1. Agrega las filas del nuevo mes en Cobranza, una por inmueble.
2. Revisa el estado de cuenta y captura fecha, monto y referencia de cada pago.
3. Filtra por Pendiente y por Parcial para ver a quién contactar.
4. Al final, revisa que la suma de pagos coincida con los depósitos de renta del banco.

Cuidados al capturar

• Un inmueble escrito de dos maneras no encuentra su renta esperada.
• Los pagos de dos meses en un solo depósito deben repartirse.
• Los depósitos en garantía no son renta; no los sumes al cobro mensual.
• Las fechas de pago deben ser fechas reales y no texto.

Y después de capturar

Cuando administras muchos inquilinos, capturar cada pago desde el PDF del banco es lo que más tiempo toma. Meses lee el PDF de tu estado de cuenta y tus registros en Google Sheets, Excel o CSV; la IA propone a qué cliente y periodo corresponde cada depósito, tu equipo revisa las propuestas y Meses escribe los pagos aprobados en tu hoja, con opción de deshacer. La guía de control de rentas amplía el método y la de varios inquilinos cubre los casos con pagos compartidos.

Los datos de ejemplo son inventados. Puedes descargar sin dar correo.

Qué hacer con los contratos por vencer

La hoja de contratos también sirve para anticipar renovaciones. Ordena por la fecha de fin y revisa cada mes los que vencen en los siguientes sesenta o noventa días, para hablar con el inquilino antes de que se acerque la fecha. Ahí conviene confirmar si cambia la renta, para actualizarla en la hoja antes de calcular la cobranza del mes siguiente. Un contrato terminado se queda en el libro como historial, pero deja de generar renta esperada en Cobranza.