¿Cómo registro los depósitos que no sé de quién son?

Qué guarda cada renglón

La hoja Depósitos pide folio, fecha, monto, referencia, ordenante, banco ordenante y clave de rastreo, que son los datos que el estado de cuenta ya trae. Después vienen tus campos de trabajo: los días abiertos, que solo corren mientras el estatus sea Pendiente, el estatus, el cliente asignado, la fecha de resolución y notas. La hoja Resumen cuenta cuántos casos y qué monto hay en cada estatus.

Los tres estatus

Estatus	Significa	Qué sigue
Pendiente	Aún no sabes de quién es	Buscar pistas y preguntar
Identificado	Ya tiene cliente asignado	Aplicar al adeudo correcto
Devuelto	El dinero regresó al ordenante	Archivar con el comprobante

Un caso de ejemplo

Ejemplo ilustrativo: llega un depósito de $3,200 con la leyenda "pago" y sin referencia.

1. Registra el folio, la fecha, el monto y la clave de rastreo.
2. Busca montos pendientes iguales a $3,200 en tus cuentas por cobrar.
3. Si hay un solo candidato, escribe a ese cliente para confirmar.
4. Con la confirmación, cambia el estatus a Identificado y captura el cliente.
5. Si nadie responde, deja el folio pendiente y observa los días abiertos.

Errores frecuentes

• Aplicar el depósito a un cliente por "parece" y no confirmarlo.
• No guardar la clave de rastreo, que luego es la única pista.
• Dejar el estatus Pendiente después de aplicar el pago, que infla el resumen.
• Mezclar depósitos no identificados con ingresos distintos de la cobranza.

Por qué importa medirlo

La columna de días abiertos muestra qué casos envejecen. El resumen te dice cuánto dinero hay sin explicar, una cifra que querrás conocer al cerrar el mes. Para entender el término y sus implicaciones, consulta el glosario de depósitos no identificados, y para el método de búsqueda, la guía de identificación.

Menos casos desde el origen

La mejor bitácora es la que casi no usas: con referencias claras, la mayoría de los pagos se asocian solos. Meses lee el PDF de tu estado de cuenta y tus registros en Google Sheets, Excel o CSV; la IA propone a qué cliente y periodo corresponde cada depósito, tu equipo revisa las propuestas y Meses escribe los pagos aprobados en tu hoja, con opción de deshacer. Lo que queda sin explicar se vuelve una lista corta de revisión.

Los datos de ejemplo son inventados y la descarga no pide correo.

Una rutina corta para no acumular casos

Dedica diez minutos cada semana a la bitácora. Abre el filtro de Pendiente, ordena por días abiertos y empieza por los más viejos. Para cada uno, pregúntate qué dato nuevo tienes hoy: una respuesta de un cliente, un comprobante o una pista en la referencia. Si no hay nada nuevo, déjalo y pasa al siguiente. Cuando identifiques un depósito, cierra el ciclo completo en la misma sesión: asigna el cliente, cambia el estatus y escribe la fecha de resolución, para que el resumen siempre diga la verdad.