¿Cómo concilio las liquidaciones de una pasarela de pago?

Pedido, cobro y liquidación no son lo mismo

Una tienda en línea registra un pedido de $1,500. El cliente paga con tarjeta, y la pasarela registra un cobro de $1,500. Días después, la pasarela agrupa cobros del periodo y deposita un lote neto. Son tres eventos con fechas y montos distintos.

Nivel	Fuente	Qué confirma
Pedido	Tu sistema de ventas	Que existe una venta por cobrar
Cobro	Panel de la pasarela	Que el cliente pagó y la pasarela lo aceptó
Liquidación	Estado de cuenta	Que el dinero llegó a tu banco

Muchas conciliaciones fallan porque saltan un nivel. Cruzar pedidos directamente contra el banco produce diferencias que no se pueden explicar, porque entre ambos hay comisión, reembolsos y fechas de lote.

El lote semanal de Librería El Faro

Librería El Faro vende en línea. La pasarela liquida cada martes los cobros de la semana anterior. Lote de la semana:

Concepto	Importe
Cobros aceptados (38 operaciones)	$52,000
Reembolsos de la semana	-$1,800
Comisión de la pasarela	-$1,560
IVA de la comisión	-$249.60
Depósito neto	$48,390.40

Comprobación: $52,000 - $1,800 - $1,560 - $249.60 = $48,390.40. Cuando el depósito del banco coincide con este renglón, la liquidación cuadra. Si el banco muestra $48,390.40 y tu reporte no, el reporte está incompleto. Si el banco muestra otro monto, hay algo que la pasarela descontó y tú no ves.

El asiento de la liquidación recibida:

Cuenta	Cargo	Abono
Bancos	48,390.40
Comisiones de pasarela	1,560.00
IVA acreditable	249.60
Clientes, reembolsos	1,800.00
Cuentas por cobrar a la pasarela		52,000.00

Nota que los reembolsos se cargan a la cuenta de reembolsos o a ventas, según tu política, y que el abono total corresponde a los cobros aceptados que habías registrado como por cobrar.

Reembolsos y contracargos llegan después

Un reembolso aprobado el lunes se descuenta de la liquidación del martes o de la siguiente, según el corte. Un contracargo puede llegar semanas después de la venta, y la pasarela lo resta del próximo lote o lo cobra aparte.

Esto produce el efecto más confuso de la conciliación: un lote que deposita menos de lo esperado sin que ninguna venta nueva lo explique. La solución es llevar un registro de reembolsos y contracargos con la venta original, fecha de la solicitud y lote en que se descontó. Sin esa tabla, cada lote se convierte en una investigación.

Reservas y retenciones de saldo

Algunas pasarelas retienen un porcentaje de cada cobro como reserva por riesgo de contracargos y lo liberan después. En el estado de cuenta no aparece; solo se ve el neto. Sin embargo, el reporte de la pasarela sí lo muestra. Regístralo como cuenta por cobrar separada y revisa en el contrato las condiciones de liberación. Si la pasarela deja de operar contigo, esa reserva es dinero tuyo atorado.

Qué hacer cuando el lote no cuadra

Pasos en el orden que más rápido encuentra la causa:

1. Confirma que el lote del reporte coincide con la fecha del depósito.
2. Suma los cobros del lote y compáralos contra el detalle de tu sistema por pedido.
3. Verifica que cada comisión corresponda a la tasa del contrato.
4. Busca reembolsos o contracargos que no esperabas.
5. Revisa si hay cobros con moneda distinta: un cobro en dólares liquidado en pesos trae tipo de cambio de la pasarela.

Cuando después de esto aún hay diferencia, lo más sano es dejarla identificada como partida abierta y reclamarla a la pasarela con el identificador del lote.

Facturación y complementos

Si cobras a clientes finales que piden factura, el CFDI se emite por la venta, no por la liquidación. Con cobro inmediato por pasarela, la factura suele ser PUE. Si manejas ventas PPD con cobro posterior por pasarela, el REP se emite por cada cobro, con plazo al 5 del mes siguiente. Consulta cuándo se emite el complemento de pago si tienes dudas del plazo.

Duplicados: el problema silencioso

Un reintento de cobro, un cliente que paga dos veces porque la página no respondió o un webhook procesado dos veces generan cobros duplicados. En el lote aparecen como dos cobros del mismo monto con minutos de diferencia. Revisa pagos duplicados y, antes de facturar dos veces, confirma cuál es el real.

Reglas de la casa

• Un auxiliar por pasarela, no uno general de tarjetas.
• El identificador del lote se guarda junto con el depósito.
• Reembolsos y contracargos tienen su tabla propia.
• La conciliación semanal evita que el cierre mensual sea un descubrimiento.

Meses (meses.ai) ante un depósito agrupado

Meses escribe solo los cambios aprobados, comprueba que quedaron bien guardados y te permite deshacerlos. Cuando un depósito de pasarela agrupa varios cobros, la propuesta de conciliación lo muestra completo y tu equipo decide antes de escribir cualquier cambio.