¿Cómo concilio ventas de terminal punto de venta?

Tres documentos, no dos

Quien concilia TPV solo contra el banco siempre llega tarde. El depósito te da el neto, pero no te dice qué ventas contiene ni cuánto se descontó. Por eso necesitas el reporte de liquidación del adquirente, que lista las operaciones por lote, la comisión por operación o por tasa, el IVA de la comisión y el monto neto a depositar.

Documento	Qué te dice	Qué no te dice
Reporte de ventas de tu sistema	Cuánto vendiste con tarjeta, por día	Si ya se cobró
Liquidación del adquirente	Qué operaciones se pagan y a qué costo	Cuándo aparece en tu banco
Estado de cuenta	Cuándo y cuánto entró	De qué ventas viene

La conciliación sana cruza los tres. Si solo cruzas dos, la diferencia te cae en el que quedó fuera.

Una liquidación con cifras ilustrativas

Café Montealto vende con tarjeta de lunes a domingo. El adquirente liquida el lunes siguiente por todo el fin de semana. Las ventas del sistema para viernes, sábado y domingo:

Día	Ventas con tarjeta
Viernes	$12,000
Sábado	$18,000
Domingo	$10,000
Total	$40,000

Comisión pactada: 2.5% más IVA. La comisión es $1,000. El IVA de la comisión es $160. Neto a depositar: $40,000 - $1,000 - $160 = $38,840.

Cuenta	Cargo	Abono
Bancos	38,840
Comisiones por tarjeta	1,000
IVA acreditable	160
Cuentas por cobrar al adquirente		40,000

Aquí se ve la estructura que recomiendo: al momento de la venta, lo que el cliente pagó con tarjeta queda como cuenta por cobrar al adquirente. Al recibir la liquidación, esa cuenta se limpia contra bancos y comisión. Así el saldo de la cuenta del adquirente te dice cuánto te falta por recibir en cualquier momento.

Si registras las ventas directo a bancos

Muchas empresas capturan la venta de tarjeta directamente contra bancos al recibir el depósito. Es práctico, pero pierde el control de lo vendido y no liquidado. Si adoptas ese método, concilia al menos una vez por semana el total de ventas con tarjeta contra la suma de liquidaciones para detectar operaciones que nunca se liquidaron.

Desfase de fin de semana y días inhábiles

Las ventas del viernes por la noche, sábado y domingo se liquidan el siguiente día hábil, o dos. En un cierre de mes que cae en fin de semana, parte de las ventas del último mes estará en tránsito. Es una partida legítima: ventas del mes, depósito del siguiente. Cruza contra el reporte de liquidación y verás qué lote contiene cada venta. El criterio es el mismo de los depósitos en tránsito.

Contracargos y reversos

El contracargo es la disputa del tarjetahabiente que el emisor acepta. El adquirente te descuenta el monto, a veces semanas o meses después, de una liquidación posterior. En el estado de cuenta se ve como un depósito menor al esperado o como un cargo aparte.

Mi regla: cada contracargo se registra con su identificador y la venta original. Mientras la disputa siga abierta, cárgalo a una cuenta por cobrar a clientes. Si la ganas y te devuelven el dinero, entra como abono. Si la pierdes, pasa a pérdida con su soporte.

Propinas, meses sin intereses y otras variantes

• Propinas. Si la terminal las incluye en el cobro, la liquidación las trae dentro del monto. Sepáralas en tu registro: no son ingreso de la empresa si se reparten al personal.
• Meses sin intereses. El adquirente cobra una comisión mayor, y a veces liquida el total íntegro. Revisa el contrato porque algunas modalidades descuentan la comisión financiera por adelantado.
• Ventas sin presencia de tarjeta. Un cobro por enlace o por teléfono suele tener otra comisión. Si usas varios productos del mismo adquirente, concilia cada uno por separado.

El cierre mensual de TPV

Antes de cerrar el mes, verifica cuatro cosas:

1. Total de ventas con tarjeta del sistema contra el total del reporte del adquirente por el periodo.
2. Liquidaciones depositadas contra liquidaciones esperadas.
3. Saldo de la cuenta por cobrar al adquirente: debe corresponder a las ventas de los últimos días del mes.
4. Contracargos abiertos y su antigüedad.

Si la comisión que ves en la liquidación no coincide con la tasa pactada, reclámala. Es común que cambios de producto o de tipo de tarjeta alteren la tasa efectiva, y nadie lo nota hasta que revisan la liquidación línea por línea.

Sobre cómo registrar cada cargo de comisión con su IVA, consulta cómo registrar comisiones bancarias.

Meses (meses.ai) frente al depósito de la terminal

Meses (meses.ai) entrega pagos conciliados, una lista de pagos por revisar y un plan de cambios para tu hoja. Un depósito de terminal que no encuentra par queda en la lista por revisar, con fecha y monto a la vista, para que lo cruces contra el reporte del adquirente.