¿Cómo relaciono pagos con facturas CFDI?

Un depósito real y lo que pasa con él

Te llega este renglón en el estado de cuenta: SPEI RECIBIDO 12/NOV $50,000.00 PAGO FACT A-310 A-322 MUEBLES AURORA. Nadie escribió el UUID, ni falta que hace. Lo que debes hacer es ubicar al cliente, buscar sus facturas abiertas y repartir el dinero. Las de Muebles Aurora (cifras ilustrativas):

Factura	Total	Saldo anterior	Pago aplicado	Saldo insoluto
A-310	$20,000	$20,000	$20,000	$0
A-322	$25,000	$25,000	$25,000	$0
A-335	$15,000	$15,000	$5,000	$10,000

Ojo: la referencia solo menciona A-310 y A-322, que suman $45,000. Faltan $5,000, y los dos caminos posibles son que sea un abono a A-335 o un pago de más. No lo adivines. Pregunta al cliente y, mientras, deja esos $5,000 como pendiente de aclarar en lugar de aplicarlos. Si confirma que era abono a A-335, esa factura queda en parcialidad uno con $10,000 de saldo.

Tres tablas, no una

Lo que mejor me ha funcionado es separar:

Tabla	Una fila por	Campos
Facturas	Comprobante emitido	UUID, folio, cliente, total, método
Depósitos	Movimiento del banco	Fecha, monto, referencia, clave de rastreo
Aplicaciones	Par depósito-factura	UUID, monto aplicado, parcialidad

Un depósito de $50,000 que cubre tres facturas son tres filas en Aplicaciones. Una factura de $80,000 pagada en dos depósitos aparece en dos filas. Si intentas guardar esto en una sola hoja con columnas "Pago 1", "Pago 2", "Pago 3", al cuarto pago ya no cabe.

Los saldos se calculan, no se capturan

Saldo anterior: total de la factura menos lo aplicado antes. Importe pagado: lo que aplicas hoy. Saldo insoluto: anterior menos pagado. Con =SUMAR.SI(Aplicaciones!A:A, UUID, Aplicaciones!C:C) obtienes lo ya aplicado por factura. El que captura saldos a mano arrastra un error a todos los pagos siguientes de esa factura, y nadie lo ve hasta que llega el SAT o el cliente.

Lo que rompe la relación

Cuatro casos reales. El cliente deposita menos porque retuvo algo o le cobraron comisión. Paga en dólares una factura en pesos. Paga una factura que cancelaste y sustituiste. O un tercero deposita sin referencia: de este último caso hay una guía aparte, pagos hechos por terceros.

Mi regla: no fuerces la relación para que cuadre. Aplica solo lo que puedas comprobar, anota la diferencia y aclárala con el cliente.

Una nota sobre las notas de crédito

Si el cliente tiene una nota de crédito que reduce la factura, réstala del saldo antes de comparar con el depósito. Una factura de $20,000 con nota por $2,000 se cobra en $18,000, y un depósito de esa cifra liquida la factura aunque el total original diga otra cosa. Anota en Aplicaciones el folio de la nota para que el saldo insoluto cuadre cuando alguien lo revise un año después.

Cuándo hacerlo

Cada semana. Dejarlo para los últimos días del mes es lo que provoca la prisa antes del día 5; el calendario completo viene en cuándo se emite el complemento de pago. Con decenas de depósitos acumulados es donde se aplican mal.

Revisión antes de timbrar el complemento

Cinco cosas, en un minuto: la fecha es la del depósito real, el monto coincide con el abono del banco, los UUID son vigentes, los saldos anteriores cuadran con los pagos previos y la forma de pago es la que se usó.

Si aplicaste al revés

Un pago aplicado a la factura equivocada no se borra. Registra la reversa con fecha y motivo, aplica a la correcta y, si ya timbraste, consulta con tu contador cómo sustituir o cancelar el complemento según las reglas vigentes. Avisa al cliente para que ajuste su lado.

Meses (meses.ai) y la tabla de aplicaciones

Meses es la plataforma con IA para conciliar la cobranza: cruza los depósitos de tu estado de cuenta con lo que te deben tus clientes —cuotas, colegiaturas, rentas, mensualidades o facturas— y actualiza tus registros en minutos. Con facturas, lo útil es que propone a qué cliente y periodo pertenece cada depósito, de modo que Aplicaciones se llena con propuestas que revisas.

Meses escribe solo los cambios aprobados, comprueba que quedaron bien guardados y te permite deshacerlos.